Làm sao để giữ kho cửa hàng luôn chính xác?

Để giữ kho cửa hàng luôn chính xác, bạn cần:

• Kiểm kho đúng quy trình theo hướng dẫn.
• Kiểm kho thường xuyên, tùy theo quy mô và ngành hàng bán mà bạn có thể đặt lịch kiểm kho hàng ngày, hoặc hàng tuần, hàng tháng.

Trước khi bạn thực hiện các bước sau đây, hãy nhớ bật tiện ích Quản lý kho hàng bán lẻ theo hướng dẫn tại đây và thiết lập cho phép Quản lý kho cho mặt hàng tương ứng.

* Mẹo kiểm tra Thông tin tồn kho của mỗi mặt hàng

1. Tại màn hình Bán hàng, tại mỗi đơn hàng Đợi thanh toán hoặc tạo Đơn hàng mới bằng cách nhấn nút + bên góc dưới cùng bên tay phải màn hình.
2. Chọn một sản phẩm cho vào Đơn hàng
3. Nhấn vào Tên mặt hàng vừa được cho vào đơn hàng ở màn hình bên phải
4. Nhấn nút Xem tồn kho:

Hệ thống sẽ hiển thị chi tiết danh sách các thuộc tính của mặt hàng (nếu có) cùng với những thông tin như sau:

• Tồn kho tại chi nhánh đang sử dụng
• Tồn kho tại tất cả các chi nhánh khác

Với mỗi thuộc tính sản phẩm (ví dụ: chiếc áo màu xanh cỡ S), bạn cũng có thể biết được chi tiết số liệu tồn kho tại chi nhánh/địa điểm bạn đang chọn thao tác:

• Tồn kho: số lượng sản phẩm tồn trong dự tính đến thời điểm thực hiện tại bao gồm cả sản số lượng đã được đặt hàng.
• Đặt hàng: số lượng sản phẩm chưa được trừ trong kho nhưng đã được đặt trong một đơn hàng và ở trạng thái Đã được đặt cọc.
• Có sẵn: số lượng sản phẩm còn có sẵn và có thể tiếp tục bán ra.

Lưu ý 1: Biến động kho thực tế theo các hình thức thanh toán 

• Với đơn hàng Hoàn tất thanh toán, sản phẩm sẽ tự động trừ trong kho.

• Với đơn hàng Đặt cọc, sản phẩm sẽ tự động được trừ trong kho khi đơn này được trả đủ số tiền còn phải trả.

• Với đơn hàng Đợi thanh toán, sản phẩm sẽ tự động được trừ trong khi khi đơn hoàn tất thanh toán.

• Với đơn hàng Thanh toán trả dần, sản phẩm sẽ tự động được trừ sau khi khách hàng hoàn thành thủ tục thanh toán trả dần.  

Lưu ý 2: Các lưu ý QUAN TRỌNG khi kiểm hàng và thực hiện điều chuyển:

1. Điều chuyển:

• Khi quét, vừa quét, vừa nhìn con số nhảy, sau khi quét xong đếm lại toàn bộ số hàng đã quét (tổng số lượng) rồi so sánh với tổng số lượng trên phần mềm.

• Khi điều chuyển, phát hiện máy quét không quét được hay phần mềm lỗi thì phải dừng ngay quá trình điều chuyển lại lại và kiểm tra lại toàn bộ đơn đó để đảm bảo chính xác cho số liệu trước. TUYỆT ĐỐI KHÔNG quét tiếp với bất kỳ lý do nào!

2. Khi kiểm kho:

• Chuẩn bị: kiểm tra kỹ iPad và máy quét, đảm bảo các thiết bị ở trong trạng thái tốt nhất, đủ pin và kết nối ổn định với nhau.

• Khi quét, vừa quét vừa nhìn số lượng nhảy trên phần mềm. Sau mỗi khu, ghi lại số lượng vào giấy để đối chiếu cùng phần mềm.

• Nên chia nhỏ khu, vùng để quét. Mỗi vùng giao động từ  50 đến 100 sản phẩm và chốt số liệu kiểm kho sau mỗi khu, kệ. Như vậy, nếu có xảy ra sự cố (về máy móc hay thao tác) khi quét thì chỉ cần kiểm tra lại sản phẩm của khu đang quét, không cần thao tác lại từ đầu.

• Nếu cửa hàng có khoảng 1000 - 1500 sản phẩm >> chỉ nên dùng 1 iPad để kiểm kho để đảm bảo tính chính xác, thời gian kiểm kho sẽ giao động từ 2-3 giờ.

• Sau khi kiểm kho, chốt số liệu kiểm kê với các bên liên quan, hoàn tất đơn và lưu số liệu để tránh sai sót phát sinh trong tương lai.

3. Thao tác xử lý khi phát sinh lỗi kiểm kho:

• Ngừng quét ngay khi phát hiện ra sai sót để kiểm soát được sai lệch và nhanh chóng xử lý sai lệch khi lỗi xảy ra. Chỉ tiếp tục công việc kiểm kho khi lỗi được xử lý và số liệu ghi nhận là chính xác!

• Trong trường hợp kiểm kho mà quét mã không nhảy trực tiếp vào danh sách kiểm kho > đóng đơn rồi mở lại hoặc xóa app đi vào lại (ghi chép lại số liệu kiểm hiện tại trước khi xóa app).

• Các dòng iPad khuyên dùng: iPad Pro + iPad 2018, nên tránh các dòng iPad cấu hình yếu hoặc các dòng iPad quá cũ để tránh xảy ra sai sót trong quá trình vận hành.