Thao tác kiểm kho hoạt động như thế nào?

Kiểm kê là một công việc vô cùng quan trọng trong lĩnh vực bán lẻ. Nếu không nắm rõ được con số tồn kho chính xác, bạn khó có thể biết được mình đang kinh doanh hiệu quả hay không. 

1. Mở ứng dụng bePOS và đăng nhập dưới quyền Quản lý cửa hàng hoặc Nhân viên cửa hàng được cấp quyền Quản lý kho. 

2. Trên thanh menu dưới cùng, chọn mục Kho hàng.

3. Chọn mục Kiểm kho để tiến hành kiểm kê kho hàng và xem lịch sử kiểm kho.

Lưu ý: Chức năng Kiểm kho được thực hiện riêng cho từng chi nhánh của cửa hàng bạn. 

Bạn có thể xem chi tiết bằng cách nhấn vào từng lần kiểm kho. 

Chi tiết lần kiểm kho hiện ra với đầy đủ thông tin: 

- Đặt về 0: mặt hàng chưa được kiểm kê trong lần này

- Không khớp: mặt hàng có số lượng thực tế và số lượng tồn kho không khớp

- Khớp: mặt hàng có số lượng thực tế và số lượng tồn kho khớp

- Loại bỏ: mặt hàng không được kiểm kê trong lần này

- Tất cả: tất cả mặt hàng của cửa hàng

4. Để bắt đầu kiểm kho, nhấn biểu tượng  ở góc dưới bên phải. 

5. Màn hình KIỂM KHO được chia làm 3 phần: 

A (Sản phẩm) 

B (Trạng thái kho hàng)

C (Lịch sử đếm)

6. Có 3 cách để bạn kiểm kho: 

6.1. Tự kiểm đếm số lượng từng sản phẩm trong kho cũng như ngoài cửa hàng và nhập con số thực tế đếm vào hệ thống. 

- Trong phần A hoặc B, chọn sản phẩm (bao gồm cả thuộc tính của sản phẩm) mà bạn đã kiểm đếm bên ngoài

- Nhập số lượng sản phẩm đếm được của mặt hàng

- Số lượng mặt hàng bạn nhập sẽ lập tức được cập nhật trong phần B (Trạng thái kho hàng) và C (Lịch sử đếm)

6.2. Kiểm đếm bằng cách chọn sản phẩm 

Lưu ý: Để kiểm đếm bằng cách này, bạn phải bật Chế độ quét mã vạch.

- Trong phần A, chọn sản phẩm (bao gồm cả thuộc tính của sản phẩm) bạn tiến hàng kiểm đếm. 

- Sản phẩm sẽ được đếm một lần cho mỗi lần bạn nhấn chọn sản phẩm đó. 

- Số lượng mặt hàng bạn nhập sẽ lập tức được cập nhật trong phần B (Trạng thái kho hàng) và C (Lịch sử đếm)

6.3. Kiểm đếm với máy quét mã vạch/SKU của sản phẩm

Lưu ý: Để kiểm đếm bằng cách này, bạn phải bật Chế độ quét mã vạch.

- Trong phần A, nhấn vào thanh tìm kiếm

- Dùng máy quét mã vạch/SKU của sản phẩm và mã vạch/SKU của sản phẩm sẽ tự động chạy ra và cộng thêm số lượng cho mỗi sản phẩm. 

- Sản phẩm sẽ được đếm một lần cho mỗi lần bạn quét sản phẩm đó. 

7. Sau khi kiểm đếm số lượng từng hàng hóa, nhấn Duyệt lại để xem bản thống kê sản phẩm bạn vừa kiểm đếm. 

8. Màn hình KIỂM KHO - Đang tiến hành thể hiện trạng thái của lần kiểm kho này với: 

- Chưa đếm: số sản phẩm chưa đc kiểm đếm. Trên danh sách này, bạn loại bỏ những sản phẩm không kiểm đếm lần này bằng cách chọn trên danh sách sản phẩm và nhấn Loại bỏ. 

- Không khớp: sản phẩm không khớp sau khi đã kiểm đếm. 

Trên danh sách này, bạn loại bỏ những sản phẩm không kiểm đếm lần này bằng cách chọn trên danh sách sản phẩm và nhấn Loại bỏ.

Đặt về 0 khi sản phẩm không còn trong kho. Tính năng này cho phép bạn chọn nhiều sản phẩm một lúc và đặt lại về 0. Nếu không có tính năng này, bạn phải tự nhập về 0 cho từng sản phẩm một. 

- Khớp: sản phẩm khớp sau khi đã kiểm đếm

Trên danh sách này, bạn loại bỏ những sản phẩm không kiểm đếm lần này bằng cách chọn trên danh sách sản phẩm và nhấn Loại bỏ.

Đặt về 0 khi sản phẩm không còn trong kho. Tính năng này cho phép bạn chọn nhiều sản phẩm một lúc và đặt lại về 0. Nếu không có tính năng này, bạn phải tự nhập về 0 cho từng sản phẩm một. 

- Loại bỏ: sản phẩm không tiến hành kiểm kho lần này (ví dụ: sản phẩm ít bán chạy).

Trên danh sách này, bạn có thể thêm lại sản phẩm vào danh sách kiểm kê bằng cách chạm vào từng mục để chọn hoặc nhấn hộp kiểm trên tiêu đề để chọn/bỏ chọn tất cả sản phẩm.

- Tất cả: tất cả sản phẩm của cửa hàng.

Trên danh sách này, bạn loại bỏ những sản phẩm không kiểm đếm lần này bằng cách chọn trên danh sách sản phẩm và nhấn Loại bỏ.

9. Nhấn Hoàn thành để hoàn tất quá trình kiểm kho. Lần kiểm kho này hiện lên trên danh sách lịch sử kiểm kho với trạng thái Đã hoàn thành. 

* Tùy chọn trạng thái kiểm kho: 

Bằng cách nhấn biểu tượng  ở góc dưới bên phải màn hình, các tùy chọn cho trạng thái kiểm kho là:

- Đóng: Đóng màn hình và lần kiểm kho này hiện lên trên danh sách lịch sử kiểm kho với trạng thái Đang tiến hành. 

- Hủy bỏ: Lần kiểm kho này hiện lên trên danh sách lịch sử kiểm kho với trạng thái Hủy bỏ.

- Tiếp tục/Tạm dừng: Tạm dừng lần kiểm kho này và bạn có thể tiếp tục bất cứ lúc nào. Lần kiểm kho này hiện lên trên danh sách lịch sử kiểm kho với trạng thái Đang tiến hành. 

* Một số lưu ý khi kiểm kho: 

- Với ứng dụng bePOS, bạn có thể kiểm kho nhiều chi nhánh tại cùng một thời điểm và cho phép nhiều nhân viên kiểm kho cùng một thời điểm.

- Số liệu tồn kho dự kiến sẽ được lấy chuẩn tại thời điểm một phiếu kiểm kho được tạo.